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        項目管理者的七個思維

        時間:2021-09-04   點擊次數:

        當你因為工作與生活的事情忙得手忙腳亂的時候,你可以將很多工作中和生活中需要處理的復雜事情“項目化”,用項目管理的方法處理一件件復雜而又棘手的事情。

        當你越來越多地將工作和生活中的事務以項目的方式來處理和推進執行時,或許連你自己也沒有意識到,其實你擁有的就是「項目管理思維」。

        什么是項目管理思維?我希望分享一些關于項目管理思維的一點經驗,可以幫助你在面對一件待解決的復雜事務時,能夠理清思路、考慮周全、明確行動并且最終收獲寶貴的經驗。

        01

        聚焦目標,策劃為先

        確定一個工作或接手一個任務,首先是分析工作與任務最終所達成的目標。項目管理思維通常會讓人們在面對一件待解決的復雜事務時,先聚焦目標,思考清楚完成這件事后才能達到了預期的目標。

        制定目標我們通常使用SMART原則,即S代表具體的(Specific),M代表可衡量的(Measurable),A代表可達成的(Attainable),R代表現實的(Relevant),T代表有時限的(Time-bound)。在你通過SMART 原則去構建一個清晰的目標的時候,別忘了后續一切的努力都是在向著這個目標而前進。僅僅有目標還不夠,還要用目標來指導你的方向,成為評判你行為的依據。

        項目管理的本質就是追求把策劃的與實施的趨向于一致。把項目分為啟動、計劃、執行、監控與收尾五個階段(過程)就是一個策劃的過程,那么日常工作和項目管理過程中,事先策劃是做好一項工作的前提,也是避免返工,減少浪費時間的最為有效的手段。

        02

        制定并重視計劃

        想要完成一件事情,通常需要有計劃地去完成。所謂「謀定而后動」,講的就是先制定好計劃,謀劃準確周到后再行動。

        計劃可以是一個Excel 表格,可以是一個貼上便簽的看板,也可以是一張繪制精良的甘特圖。形式多樣,只要能指引或跟蹤你在未來完成這件工作或任務預期的進展和完成時間。

        在一件待解決的事情面前,有意識地先去制定計劃,是項目管理中很重要的一種思維方式。

        計劃不同于策劃,計劃更明確、更具體。計劃大到人生的規劃,小到月計劃、周計劃,日常工作安排,有計劃的工作才能有條不紊,有計劃的工作才能充分準備,周詳安排,不至于忙亂出錯,減少返工,提升效率。

         

        03

        時間與成本思維

        每做一項工作都需要花費成本,其中時間就是最基本的成本。

        在進行工作時,要視花費時間為一種投資行為,也就是說你花掉了一個小時的時間,你是否創造了超過一個小時時間成本的價值。如果把時間浪費在了無用的、不增值的活動中去,只會讓你的工作更繁忙,更無頭緒。

        時間管理是運用策略和技術,盡可能有效地利用時間,管理時間,合理分配時間。尤其是管理者,更需要做好時間管理,如果一個管理者每天都加班,每天有做不完的事情,每天忙于救火,要么就是自己時間管理混亂,要么就是資源分配與管理不當。

        在管理時間的時候,我們必須要記?。好總€人一天都只有24個小時,再怎么擠也有限;但是時間利用的效率是可以成倍提高的,提升的空間很大。當我們在思考如何利用時間的時候,首先要想到的不是怎樣去從哪里時間,而是怎樣提高現有的時間利用效率。珍惜時間、節省時間,才是最好的節約。

        04

        考慮風險,一次做對

        每一件你要完成的事情,都有或多或少的因素導致你可能無法完成,或者完成的時間、質量、成本等等無法達到滿足目標要求,這些因素就是你需要考慮的風險。

        關于風險的考慮,可以很宏觀,可以很復雜,可以很細微,也可以很難以掌控。擁有風險意識,可以讓你做事時能提前進行風險規避、應對措施和心理準備,提高達成目標的成功率和調整對于結果的心理預期。

        項目目標管理中強調目標分解與目標達成的跟蹤,項目工作并不提倡反復測試或者臨時方案的理念,而是直接針對目標制訂計劃和行動方案。

        所以,項目管理強調一次性做對,一次性做好,同樣日常工作與生活中一次性把工作做到位的思維也是減少返工,提升工作效率的有效方法。

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        系統性思考分解工作,并行處理

        無論是策劃一場產品發布會、組織一次全員培訓、策劃一場婚禮,還是安排一次全家旅行,都需要通過系統性的思考來綜合認知完成這件事的整體概貌、階段和步驟,然后將它們分解成一個個有產出成果的任務,并且在整個過程中可以隨時地監控完成進展和狀態。

        系統性的思考有助于建立對于事務認知的整體觀和全局觀,從多維度動態地綜合考慮問題。經過系統性的思考,將達成目標需要的工作進行分解,定義工作的范圍,劃分階段和任務層級,讓每個分解的任務呈現可監控的狀態,并且有可交付的成果。

        工作中我們每天會有很多待處理的任務,通常大家的習慣是做完一件工作后才開始處理另外一個工作,對于我們日常工作和生活來說,我們需要練就并行處理工作任務的能力,比如聽會議時可以寫報告(特別說明的是一邊聽一邊寫,不受影響)、同時操縱幾臺電腦。

        也就是《神雕俠侶》中周伯通的左右互博術吧,我們需要練就這種能力,并且養成習慣。學會并行處理工作是有效節省時間、提升工作效率的重要手段。

        06

        過程處理并善于總結復盤

        項目管理普遍采用節點或里程碑評價的管理模式,這是一種過程監控管理的有效手段。在每個節點或里程碑去回顧項目進度,過程處理并識別風險,才更有助于項目向預期目標邁進。同樣,這種方法適用于我們的工作與生活,階段進行總結與反思,能夠有效提升工作質量,及時修正錯誤,為最終達成目標提供支持。

        更為重要的是,階段性總結能夠使工作成果整理固化,形成知識沉淀,在后續工作或項目中形成便于引用與輸出。而善于總結復盤,可以幫助你沉淀工作經驗和生活閱歷。任何項目交付結果并不是最后一步,總結復盤才是最后一步,無論項目結果達成與否,最終交付結果如何,及時總結復盤,才會將經驗復用,教訓銘記。

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        團隊協作與有效溝通

        從網上搜索百科,對于團隊協作的定義是這樣的:團隊協作是一種為達到既定目標所顯現出來的資源共享和協同合作的精神,它可以調動團隊成員的所有資源與才智,并且會自動地驅除所有不和諧、不公正的現象,同時對表現突出者及時予以獎勵,從而使團隊協作產生一股強大而持久的力量。

        解決一件復雜的事情,需要團結參與其中的所有人來共同努力,首先要能明確團隊成員之間基于任務的責任矩陣,讓整個團隊責權明晰;其次,完成自己任務的同時,還能協助團隊里的其他人完成任務,才能達成團隊目標,體現團隊的“聚力”。

        對于溝通的重要性不言而喻,一個團隊或一群人相互之間想要做到有效溝通,通常要能達成三點:

        1.我能隨時從團隊其他成員那里獲取我想要的信息;

        2.我提供的信息能隨時傳達到可能需要的團隊其他成員那里去;

        3.盡可能消除或減少信息在成員之間的中轉。

        項目溝通管理強調識別信息并及時將信息傳遞給有需要的人,做到精準表達與高效溝通。那么,高效的溝通同樣是提升工作效率、節省時間的有效手段。

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